Đối với các tài khoản thuộc loại “tài sản” như tiền, công nợ phải thu thì phát sinh bên nợ được ghi theo tỷ giá giao dịch và phát sinh bên có được ghi theo tỷ giá ghi sổ.
Đối với các tài khoản thuộc loại “nguồn vốn” như công nợ phải trả thì, ngược lại, phát sinh bên nợ được ghi theo tỷ giá ghi sổ và phát sinh bên có được ghi theo tỷ giá giao dịch.
Dưới đây là ví dụ cho một số nghiệp vụ phát sinh.
- Khi thu tiền mặt ngoại tệ ta ghi theo tỷ giá giao dịch đối với phát sinh ghi nợ tài khoản tiền mặt ngoại tệ.
- Khi chi tiền mặt ngoại tệ ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi có tài khoản tiền mặt ngoại tệ.
- Khi bán hàng cho khách hàng ta ghi theo tỷ giá giao dịch đối với phát sinh ghi nợ tài khoản công nợ phải thu về ngoại tệ.
- Khi thu tiền của khách hàng ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi có tài khoản công nợ phải thu về ngoại tệ.
- Khi mua hàng của người bán ta ghi theo tỷ giá giao dịch đối với phát sinh ghi có tài khoản công nợ phải trả về ngoại tệ.
- Khi chi trả tiền cho nhà cung cấp ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi nợ tài khoản công nợ phải thu về ngoại tệ.
Như vậy khi có một nghiệp vụ ngoại tệ phát sinh thì sẽ có một hoặc cả hai loại tỷ giá. Ta sẽ xem xét một số ví dụ cụ thể sau.
- Bán hàng. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất - tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.
- Mua hàng. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.
- Thu tiền bán hàng. Khi này phải cập nhật cả hai loại tỷ giá – tỷ giá giao dịch để tính số tiền phát sinh ghi nợ tài khoản tiền mặt còn tỷ giá ghi sổ để tính số tiền phát sinh ghi có tài khoản công nợ phải thu. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tiền mặt/tài khoản công nợ phải thu và tài khoản doanh thu/chi phí tài chính. Nếu cập nhật chi tiết thu tiền của từng hóa đơn thì tỷ giá ghi sổ sẽ là tỷ giá tại thời điểm ghi hóa đơn (ghi trên hóa đơn) và chênh lệch được hạch toán riêng cho từng hóa đơn.
- Trả tiền mua hàng. Khi này phải cập nhật tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt và tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ phải trả. Chênh lệch tỷ giá giữa 2 tỷ giá ghi sổ này sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản tiền mặt/công nợ phải trả và tài khoản chi phí/doanh thu tài chính. Nếu cập nhật chi tiết chi trả cho từng hóa đơn thì tỷ giá ghi sổ sẽ là tỷ giá tại thời điểm ghi hóa đơn (ghi trên hóa đơn) và chênh lệch được hạch toán riêng cho từng hóa đơn.
- Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Khi này phải cập nhật cả hai tỷ giá – tỷ giá ghi sổ để tính số tiền phát sinh ghi có tài khoản tiền mặt và tỷ giá giao dịch để tính số tiền phát sinh ghi nợ tài khoản chi phí. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản chi phí/tiền mặt và tài khoản doanh thu/chi phí tài chính.
- Chuyển tiền từ hai tài khoản tiền ngoại tệ. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ giá ghi sổ của tài khoản chuyển tiền đi. Tỷ giá giao dịch của tài khoản ghi nợ sẽ lấy bằng tỷ giá ghi sổ của tài khoản ghi có. Trong trường hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.
- Mua ngoại tệ. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ giá giao dịch mua ngoại tệ. Trong trường hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.
- Bán ngoại tệ. Khi này phải cập nhật cả hai tỷ giá – tỷ giá ghi sổ để tính số tiền phát sinh ghi có tài khoản tiền mặt ngoại tệ và tỷ giá giao dịch bán ra để tính số tiền phát sinh ghi nợ tài khoản tiền mặt theo đồng tiền hạch toán. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản doanh thu/chi phí và tài khoản tiền mặt VNĐ/tiền mặt ngoại tệ.
- Thu tiền VNĐ (ví dụ là đồng tiền hạch toán) đối với công nợ ngoại tệ phải thu. Trong trường hợp này việc cập nhật số liệu và tính tỷ giá ghi sổ cho tài khoản công nợ ngoại tệ phải thu như sau:
1. Nếu cập nhật phiếu thu tiền chi tiết theo hóa đơn (loại phiếu thu bằng 2) thì chương trình sẽ hỏi số tiền quy đổi ra ngoại tệ là bao nhiêu để theo dõi công nợ theo ngoại tệ, còn tỷ giá ghi sổ sẽ lấy bằng tỷ giá khi viết hóa đơn (khi ghi nợ công nợ phải thu).
2. Nếu cập nhật phiếu thu tiền chỉ theo đối tượng công nợ (loại phiếu thu bằng 2) thì để theo dõi được công nợ ngoại tệ ta phải chọn đồng tiền giao dịch là đồng tiền ghi trên hóa đơn (thay cho đồng tiền VNĐ thực tế phát sinh) và quy đổi số tiền VNĐ ra ngoại tệ để nhập số tiền ngoại tệ phát sinh. Lưu ý là hạch toán ghi nợ vào tài khoản tiền mặt vẫn hạch toán vào tài khoản tiền mặt VNĐ chứ không phải là tài khoản tiền mặt ngoại tệ và hạch toán vào tài khoản công nợ thì hạch toán vào tài khoản công nợ ngoại tệ chứ không phải công nợ VNĐ.
- Chi trả tiền VNĐ đối với công nợ ngoại tệ phải trả. Trường hợp này xử lý như trường hợp thu tiền VNĐ đối với công nợ ngoại tệ phải thu.
1. Nếu cập nhật phiếu chi trả tiền chi tiết theo hóa đơn (loại phiếu chi bằng 2) thì chương trình sẽ hỏi số tiền quy đổi ra ngoại tệ là bao nhiêu để theo dõi công nợ theo ngoại tệ, còn tỷ giá ghi sổ sẽ lấy bằng tỷ giá khi viết hóa đơn (khi ghi có công nợ phải trả).
2. Nếu cập nhật phiếu chi trả tiền chỉ theo đối tượng công nợ (loại phiếu chi bằng 2) thì để theo dõi được công nợ ngoại tệ ta phải chọn đồng tiền giao dịch là đồng tiền ghi trên hóa đơn (thay cho đồng tiền VNĐ thực tế phát sinh) và quy đổi số tiền VNĐ ra ngoại tệ để nhập số tiền ngoại tệ phát sinh. Lưu ý là hạch toán ghi có vào tài khoản tiền mặt vẫn hạch toán vào tài khoản tiền mặt VNĐ chứ không phải là tài khoản tiền mặt ngoại tệ và hạch toán vào tài khoản công nợ thì hạch toán vào tài khoản công nợ ngoại tệ chứ không phải công nợ VNĐ.
- Nhận trước tiền hàng của khách hàng. Có 2 phương án xử lý cho trường hợp này.
1. Khi nhận tiền ta hạch toán vào tài khoản công nợ trung gian (tài khoản này là tài khoản công nợ VNĐ chứ không theo dõi công nợ ngoại tệ). Sau khi hạch toán nghiệp vụ xuất hóa đơn cho khách hàng thì ta thực hiện tiếp theo hạch toán bút toán phân bổ số tiền nhận trước cho các hóa đơn thông qua màn hình phiếu ghi có hoặc phiếu thu (xem tài khoản công nợ trung gian như là tài khoản tiền mặt); tỷ giá giao dịch là tỷ giá tại thời điểm ứng trước tiền hàng của khách hàng.
2. Khi nhận tiền trước của khách hàng thì ta ghi theo tỷ giá giao dịch lúc nhận tiền. Khi xuất hóa đơn cho khách hàng thì ta ghi theo tỷ giá giao dịch lúc xuất hóa đơn. Chênh lệch tỷ giá giữa 2 lần giao dịch ta phải cập nhật thành một bút toán riêng.
- Ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Có 2 phương án xử lý cho trường hợp này.
1. Khi ứng tiền trước cho nhà cung cấp ta hạch toán vào tài khoản công nợ trung gian (tài khoản này là tài khoản công nợ VNĐ chứ không theo dõi công nợ ngoại tệ). Tỷ giá ghi vào tài khoản công nợ ghi theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt ngoại tệ hoặc theo tỷ giá giao dịch lúc phát sinh. Sau khi nhận hóa đơn của nhà cung thì ta thực hiện tiếp theo hạch toán bút toán phân bổ số tiền đã ứng trước cho các hóa đơn thông qua màn hình phiếu ghi nợ hoặc phiếu chi (xem tài khoản công nợ trung gian như là tài khoản tiền mặt); tỷ giá giao dịch là tỷ giá ghi vào tài khoản công nợ trung gian tại thời điểm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp.
2. Khi ứng tiền trước cho nhà cung cấp thì ta ghi theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt hoặc tỷ giá giao dịch lúc chi trả. Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp thì ta ghi theo tỷ giá giao dịch lúc nhận hóa đơn. Chênh lệch tỷ giá giữa 2 lần giao dịch ta phải cập nhật thành một bút toán riêng.
- Đối trừ công nợ giữa hai tài khoản công nợ. Khi thực hiện đối trừ công nợ thì ghi theo tỷ giá ghi sổ. Tỷ giá này do người sử dụng tự tính và tự nhập. Chênh lệch tỷ giá cũng do người sử dụng tự tính và tự nhập.
- Tạm ứng tiền cho nhân viên. Trường hợp này xử lý như trường hợp ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp.